GUIA DE EXAMEN DE UNIDAD III

3. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

La planeación es la distribución sistemática de tareas para el logro de un objetivo.

Consideraciones:

• El plan establece lo que se necesita lograr y cómo se debe lograr.

• El plan se convierte en un punto de referencia contra el cual se puede comparar el avance real.

• Es importante que las personas que participan en el proyecto conozcan perfectamente cuáles son las actividades detalladas que se necesitan llevar a cabo y cuánto debe durar cada una, de esta manera se comprometerán a realizarlo de acuerdo al plan y dentro del programa y el presupuesto.

3.1 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

La administración del tiempo es esencial para un equipo de proyectos, algunas sugerencias que le pueden ayudar a administrar efectivamente el tiempo son:

1. Al finalizar cada semana identificar varias metas (de dos a cinco) que se quieran lograr para la semana siguiente. Es importante relacionar las actividades con las metas en orden de prioridades, considerar el tiempo de que dispone y observar el programa para la semana, para ver si tiene reuniones u otros compromisos.

2. Al finalizar cada día, preparar una lista de cosas por hacer para el día siguiente.

Las actividades con relación a cosas diarias por hacer tienen que respaldar el logro de las metas que se establecieron para la semana. Antes de preparar la relación de cosas por hacer, observe su programa del día para ver cuánto tiempo tiene disponible para dedicar a lograr las actividades en la relación.

3. Leer diariamente en la mañana la relación de cosas por hacer y mantenerla a la vista todo el día. Se debe dejar todo a un lado y comenzar a trabajar en la primera actividad. El centro de atención y la autodisciplina son en extremo importantes.

4. Controlar las interrupciones. No permitir que las llamadas telefónicas, los mensajes del correo electrónico o visitantes que entren a su oficina lo distraigan de trabajar en las actividades de la relación de cosas por hacer.

5. Aprender a decir no. No permitir hacer actividades que consumirán el tiempo pero que no contribuirán al logro de las metas. Quizás haya que cortar conversaciones en los pasillos. Aprender a decir no o se pueden crear compromisos interminables.

6. Hacer uso efectivo del tiempo de espera. Por ejemplo, siempre llevar material de lectura en tiempos de espera.

7. Recompensarse uno mismo al final de la semana si se lograron todas las metas.

Ser sincero consigo mismo. En la mente el premio debe ser un incentivo y una remuneración vinculada directamente con el logro de sus metas. Si no se cumple con sus metas semanales no debemos recompensarnos.

3.2 DESARROLLO DE LAS HABILIDADES NECESARIAS PARA SER UN GERENTE

DE PROYECTOS

Las personas no nacen con las habilidades necesarias para ser líderes de proyectos

efectivos; éstas se desarrollan y hay diversas formas para fomentarlas; a continuación se

enumeran algunas:

1. Obtener experiencia. Trabajar en tantos proyectos como se pueda. Cada uno presenta una posibilidad de aprendizaje. Es útil que los proyectos no sean todos iguales. También, buscar asignaciones diferentes en cada proyecto.

2. Buscar retroalimentación de otros. Por ejemplo, si desea mejorar sus capacidades para solucionar problemas, pregúntele a un mentor si ha observado algo que podría hacer mejor en situaciones de resolver conflictos. Si le dice que usted tiene la tendencia de llegar a conclusiones en forma prematura, puede trabajar en tomarse más tiempo para encontrar todos los hechos o escuchar los puntos de vista de otros.

3. Realice una autoevaluación y aprenda de sus errores. Por ejemplo, si terminó una tarea de proyecto pero se excedió del presupuesto o del programa, pregúntese qué ocurrió, qué pudo haber hecho en forma distinta y qué hará diferente la próxima vez.

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4. Entreviste a líderes de proyectos que tengan las habilidades que usted quiere desarrollar en sí mismo. Por ejemplo, si quiere desarrollar habilidades de liderazgo, busque gerentes que usted piensa que son líderes efectivos.

5. Participar en programas de capacitación. Existen muchos seminarios, talleres, cintas de video, de audio y materiales para estudiar sin profesor. Incluso hay cursos y seminarios sobre administración de proyectos. Cuando participe en seminarios, busque las oportunidades de aprender de estas tres fuentes, el profesor, los materiales y los demás participantes.

6. Unirse a organizaciones. Por ejemplo, el pertenecer al Project Management Institute

(Instituto de administración de proyectos) proporcionará oportunidades de participar en reuniones y conferencias con otras personas dedicadas a la administración de proyectos.

El unirse a Toastmasters (presentadores) le dará la oportunidad de desarrollar habilidades de presentación efectivas.

7. Leer. Suscribirse a publicaciones o la búsqueda de artículos relacionados con las habilidades que desea desarrollar. Existen muchos artículos sobre cómo mejorarlas.

Preguntar a otras personas si conocen algún buen libro o artículo sobre un tema específico; su recomendación le puede ahorrar tiempo buscando buenos materiales.

8. Ofrecerse como voluntario. El trabajo no es el único lugar donde se pueden desarrollar habilidades. En el trabajo quizá no existan las oportunidades para acrecentar ciertas capacidades. Pensar en participar en una organización voluntaria en la cual no sólo se puede contribuir con la comunidad o con una causa específica sino también probar su capacidad para desarrollar habilidades de liderazgo.

3.3 DIAGRAMA DE GANTT

·         Es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto.

·          La idea de la gráfica de Gantt es sencilla. En esencia es una gráfica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical. Las barras muestran la producción tanto planificada como real, durante cierto periodo.

·         Muestra visualmente cuando se supone que deben realizarse las tareas y las compara contra el avance real de cada cosa. Es una herramienta sencilla pero importante que permite detallar con facilidad que es lo que falta hacerse para terminar una tarea o un proyecto, y evaluar si una actividad está adelantada, a tiempo, atrasada o de acuerdo con lo planeado.

3.3.1 PASOS EN LA APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

La elaboración de la gráfica de Gantt comprende los siguientes pasos:

1. Identificar el programa, proyecto y sus objetivos.

2. Establecer actividades del programa, los supuestos y limitaciones de recursos.

3. Describir quien ejecutará cada actividad, cómo, con qué recursos y en qué comento. (Actividades y secuencia).

4. Determinar el tiempo de duración de cada actividad.

5. Representar las actividades secuencialmente mediante la utilización de barras de tamaño proporcional a su duración.

3.4 DIAGRAMA DE RUTA CRÍTICA.

El método de la ruta crítica o del camino crítico es un algoritmo utilizado para el cálculo de tiempos y plazos en la planificación de proyectos. Este sistema de cálculo conocido por sus siglas en inglés CPM (Critical Path Method), fue desarrollado en 1957 en los Estados Unidos de América, por un centro de investigación de operaciones para las firmas Dupont y Remington Rand, buscando el control y la optimización de los costos mediante la planificación y programación adecuadas de las actividades componentes del proyecto.

IC= Inicio más cercano (Fecha más cercana para iniciar la actividad)

TC=Termino más cercano (Fecha más cercana para terminar la actividad)

IL=Inicio más lejano (Fecha de Inicio más lejana para  iniciar la actividad)

TL=Termino más lejano (Fecha de término más lejana para terminar la actividad)

RUTA CRITICA: Para seleccionar la ruta crítica se marca la ruta que se considera más corta para lograr llegar a la última actividad del proyecto en el menor tiempo posible.