TRABAJO FINAL UNIDAD II

Publica aquí la liga de tu trabajo final.

 Fecha limite de publicación 7:00 AM del 31 de Noviembre del 2014

SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

El proceso Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto se realiza para supervisar los
procesos del proyecto relacionados con el inicio, la planificación, la ejecución y el cierre.
Se adoptan acciones correctivas o preventivas para controlar el rendimiento del proyecto.
La supervisión es un aspecto de la dirección de proyectos que se realiza a lo largo de todo
el proyecto. La supervisión incluye la recogida, medición y difusión de información sobre
el rendimiento, y la evaluación de las mediciones y tendencias para llevar a efecto las
mejoras del proceso. Esta supervisión continua le proporciona al equipo de dirección del
proyecto una idea acerca del estado del proyecto e identifica cualquier área que necesite
más atención.

• Comparar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestión del proyecto.
• Evaluar el rendimiento para determinar si está indicado algún tipo de acción
correctiva o preventiva, y luego recomendar dichas acciones cuando sea necesario.
• Analizar, efectuar el seguimiento y supervisar los riesgos del proyecto para
asegurarse de que los riesgos se identifican, se informa sobre su estado y se están
ejecutando los planes de respuesta al riesgo adecuados.
• Mantener una base de información precisa y actualizada en lo que respecta al
producto o productos del proyecto y a su documentación relacionada, hasta la
conclusión del proyecto.

• Proporcionar información para respaldar el informe del estado de situación, la
medición del avance y las proyecciones.
• Suministrar proyecciones para actualizar la información del coste actual y del
cronograma actual.
• Supervisar la implementación de los cambios aprobados cuando y a medida que
éstos se produzcan.

instrucciones de llenado Acta de Construcción del Proyecto

Descripción de la plantilla

El Acta de Constitución del Proyecto es uno de los primeros documentos que se prepara al comenzar un proyecto, la información para elaborarlo la suministra el patrocinador (sponsor), quien usualmente se apoya en un Gerente de Proyecto para su preparación.

La plantilla comprende las siguientes secciones:

• Información del Proyecto: Especifica la organización o empresa que ejecuta el proyecto, el título del proyecto, el Gerente de Proyecto asignado, el patrocinador (Sponsor) principal, el cliente del proyecto y la fecha en que se preparó el acta.

• Propósito y Justificación del Proyecto: Describe la necesidad de negocio que dio origen al proyecto y lo justifica. Es recomendable utilizar números para describir el proyecto en términos de los beneficios y retorno de la inversión que representa para la organización. Para elaborar esta parte puede apoyarse en el caso de negocio.

• Descripción del Proyecto y Entregables: Se describe el propósito principal del proyecto y sus principales entregables, bien sean documentos o componentes del producto, servicio o resultado que proporcionará.

• Requerimientos de alto nivel: Enumera los requerimientos de alto nivel del proyecto, tal como se conocen al momento de elaborar el acta. Estos requerimientos son definidos por los interesados (stakeholders). Incluyen requerimientos del producto, como por ejemplo sus especificaciones técnicas y requerimientos del proyecto asociados a la forma de hacer el trabajo, metodología empleada, entre otros.

• Objetivos: Se definen en términos de las variables de desempeño de proyecto, es decir objetivos de alcance, tiempo, costo, calidad y otros. Para cada objetivo debe definirse un indicador de éxito, como por ejemplo, terminar el proyecto en un número de meses, bajo un presupuesto determinado o con un número máximo especifico de defectos de calidad.

• Premisas y Restricciones: Aquí se describen en primer lugar las premisas, que son supuestos relacionados con el proyecto, por ejemplo la disponibilidad de recursos en fechas especificas, participación de ciertos departamentos, insumos que debe suministrar el cliente, entre otros. Adicionalmente, se definen las restricciones, por ejemplo, terminar el proyecto antes de una fecha tope, definición de una localización geográfica especifica para el equipo, participación de un departamento, seguimiento de estándares, entre otros.

• Riesgos iniciales de alto nivel: Se especifican los riesgos de alto nivel, tal como se conocen al momento del inicio del proyecto. Para cada riesgo es importante definir la causa raíz y su posible impacto en términos de alcance, tiempo, costo o calidad. Luego cuando comienza el proyecto, se le hace seguimiento a los riesgosdurante su duración.

• Cronograma de hitos principales: Representa la expectativa inicial del patrocinador y de los interesados en cuanto a fechas para lograr ciertos entregables parciales o hitos. Esta es una fecha exigida, más no es la definitiva, dado que su factibilidad o no será definida en la fase de planificación. El disponer de esta información puede ayudar al Gerente de Proyectos en ajustar su planificación o definir si es factible el proyecto.

• Presupuesto estimado: Aquí se especifican los fondos que se esperan asignar a este proyecto. Igualmente representa la expectativa de la organización. Luego en la fase de planificación debe definirse si es factible o no ejecutar el proyecto bajo ese presupuesto.

• Lista de Interesados (stakeholders): Se elabora una lista de los interesados. El omitir algún interesado puede ocasionar que después el producto, servicio o resultado no sea aceptado, convirtiendo el proyecto en un fracaso.

• Requisitos de aprobación del proyecto: Aquí se especifica quien decide si el proyecto es un éxito o no, cuales son los criterios para definir dicho éxito y quien da su aprobación. 

• Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad: Se especifica el nombre y apellido del Gerente de Proyecto asignado, cargo, Gerencia a la que pertenece y rama ejecutiva a la que pertenece. Adicionalmente, se describe el nivel de autoridad, por ejemplo si posee autoridad para asignar o desincorporar personal, si tiene autoridad sobre el presupuesto, su rol en la resolución de conflictos, niveles de escalamiento y limitaciones a su autoridad que deban mencionarse.

• Personal y recursos preasignados: Se especifican personas o departamentos que estén preasignados a trabajar en el proyecto, por ejemplo, el jefe de un departamento especifico, la oficina de una ubicación determinada.

• Aprobaciones: En esta sección los patrocinadores del proyecto firman en señal de aprobación. Con esta firma se autoriza el proyecto y se le da autoridad al Gerente de Proyecto.

ALCANCE DE UN PROYECTO DE TI

Por equipos publica la siguiente información:

Definición de Alcance de un proyecto.
Ejemplo de alcance de un proyecto de TI.

Apunte Acta de Construcción del Proyecto

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
El acta de constitución del proyecto es el documento que autoriza formalmente un
proyecto. El acta de constitución del proyecto confiere al líder del proyecto la autoridad
para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto. El líder del proyecto
debe ser identificado y nombrado lo antes posible. El líder del proyecto siempre debe ser
nombrado antes del inicio de la planificación y, preferentemente, mientras se desarrolla el
acta de constitución del proyecto.
Un iniciador o patrocinador, externo a la organización del proyecto, a un nivel apropiado
para la financiación del proyecto, emite el acta de constitución del proyecto.
Generalmente los proyectos son constituidos y autorizados fuera de la organización del
proyecto por parte de una empresa, una agencia del gobierno, una compañía, la
organización de un programa o la organización de un portafolio, como resultado de una o
más de las siguientes consideraciones:
• Una demanda del mercado (por ejemplo, una compañía automovilística autoriza
un proyecto para fabricar automóviles más eficientes en cuanto al consumo de
combustible en respuesta a la escasez de gasolina)
• Una necesidad de negocio (por ejemplo, una compañía de formación autoriza un
proyecto para crear un nuevo curso a fin de aumentar sus ingresos)
• Una petición de un cliente (por ejemplo, una planta eléctrica autoriza un proyecto
para construir una nueva subestación para abastecer a un nuevo polígono
industrial)
• Un avance tecnológico (por ejemplo, una empresa de electrónica autoriza un
nuevo proyecto para desarrollar una computadora portátil más rápida, más barata
y más pequeña, después de haberse producido distintos adelantos en memorias
de computadoras y en tecnología electrónica)
• Un requisito legal (por ejemplo, un fabricante de pinturas autoriza un proyecto
para establecer procedimientos de manipulación de materiales tóxicos)
• Una necesidad social (por ejemplo, una organización no gubernamental en un país
en desarrollo autoriza un proyecto para proveer sistemas de agua potable, letrinas
y educación sanitaria a comunidades con altos índices de cólera)
El acta de constitución del proyecto, ya sea de forma directa o mediante referencia a otros
documentos, debe comprender la siguiente información:
• Requisitos que satisfacen las necesidades, deseos y expectativas del cliente, el
patrocinador y demás interesados.
• Necesidades de negocio, descripción a alto nivel del proyecto o requisitos del
producto que el proyecto debe abordar.
• Finalidad o justificación del proyecto
• Líder del Proyecto nombrado y nivel de autoridad.
• Resumen del cronograma de hitos.
• Influencias de los interesados.
• Organizaciones funcionales y su participación.
• Asunciones de la organización, ambientales y externas.
• Restricciones de la organización, ambientales y externas.
• Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto, incluido el retorno sobre la
inversión.
• Presupuesto resumido.