Guia de Examen Unidad II

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto es el Área de Conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.

Procesos que incluye la Gestión de Comunicaciones del proyecto.

Planificación de las Comunicaciones: determinar las necesidades de información y comunicaciones de los interesados en el proyecto.

Distribución de la Información: poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto cuando corresponda.

Informar el Rendimiento: recopilar y distribuir información sobre el rendimiento. Esto incluye informes de estado, medición del progreso y proyecciones.

Gestionar a los Interesados: gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer los requisitos de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos.

 PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES:

A)     Entradas

ü  Factores Ambientales de la Empresa

ü  Activos de los Procesos de la Organización: se usan como entradas de este proceso, las lecciones aprendidas y la información histórica son de particular importancia.

ü   Enunciado del Alcance del Proyecto: Proporciona una base documentada para futuras decisiones sobre el proyecto y para confirmar un conocimiento común del alcance del proyecto entre los interesados.

ü  Plan de Gestión del Proyecto: proporciona información sobre los antecedentes del proyecto, incluidas las fechas y las restricciones que pueden ser relevantes para la Planificación de las Comunicaciones.

ü   Restricciones. Las restricciones son factores que pueden limitar las opciones del equipo de dirección del proyecto

ü   Asunciones. Son las supociones del proyecto.

ü  Análisis de Requisitos de Comunicaciones: da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados en el proyecto.

B)   Herramientas o técnicas

ü   Tecnología de las Comunicaciones: son métodos de comunicación desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de datos) al que se pueda acceder en línea.

ü  Análisis de requisitos de comunicaciones: Estos requisitos se definen combinando el tipo y formato de la información necesaria con un análisis del valor de esa información.

A) Salidas

 Plan de Gestión de las Comunicaciones: documento o formato que proporciona:

þ  Requisitos de comunicaciones de los interesados

þ  Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle

þ  Persona responsable de comunicar la información

þ  Persona o grupos que recibirán la información

þ  Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa

þ  Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal

þ  Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal

þ  Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla

þ  Glosario de terminología común.

DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN:

A)     Entradas

ü  Plan de Gestión de las Comunicaciones

B)       Herramientas y Técnicas

ü  Habilidades de Comunicación: Son parte de las habilidades de dirección general y se usan para intercambiar información. aseguran de que las personas correctas reciban la información que corresponda en el momento adecuado.

þ Escrita y oral, escuchar y hablar.

þ Interna (dentro del proyecto) y externa (el cliente, los medios de comunicación, el público)

þ Formal (informes, instrucciones) e informal (memorandos, conversaciones ad hoc)

þ Vertical (hacia arriba y hacia abajo en la organización) y horizontal (con colegas).

ü  Sistemas de Recopilación y Recuperación de Información: La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos.

ü  Métodos de Distribución de la Información: consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. Existen diferentes métodos entre los cuales pueden ser:

þ  Reuniones del proyecto, distribución de documentos impresos, sistemas manuales de archivo y bases de datos electrónicas de acceso compartido

þ  Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas, como correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y conferencias por Internet, y publicación en Internet.

þ  Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos, tales como interfaces web con software de programación y de dirección de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas colaborativas de gestión del trabajo.

þ  Lecciones aprendidas: se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.

C)      Salidas

ü  Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones).

ü  Documentación sobre lecciones aprendidas. incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre Distribución de la Información.

ü   Registros del proyecto. pueden incluir correspondencia, memorandos y documentos que lo describen.

ü   Informes del proyecto. Estos pueden ser formales e informales detallan el estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polémicas.

ü  Presentaciones del proyecto. La información es relevante respecto de las necesidades de la audiencia y el método de presentación es apropiado.

ü  Retroalimentación de los interesados. La información que se recibe de los interesados en relación con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto.

ü  Notificaciones a los interesados. Se puede suministrar información a los interesados acerca de las polémicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del proyecto.

ü   Cambios Solicitados: (adiciones, modificaciones, revisiones) en el plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios se revisan, y la disposición se gestiona a través del proceso Control Integrado de Cambios.

INFORMAR EL RENDIMIENTO

A)     Entradas

ü  Información sobre el Rendimiento del Trabajo: La información sobre el rendimiento del trabajo en cuanto al estado de terminación de los productos entregables y sobre lo que se ha logrado

ü  Mediciones del Rendimiento: Medición de rendimiento en cuanto a Tiempo, avance del proyecto, costoso personal.

ü  Conclusión Proyectada: Proyecciones en cuanto al plan y el avance real.

ü  Mediciones de Control de Calidad.- Medir o evaluar aspectos referentes a estándares de calidad utilizados en el proyecto.

ü   Plan de Gestión del Proyecto: proporciona información sobre la línea base de rendimiento.

ü   Solicitudes de Cambio Aprobadas: son cambios solicitados para ampliar o reducir el alcance del proyecto, modificar el coste estimado o revisar las estimaciones de la duración de la actividad.

ü   Productos Entregables: son cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable, que debe producirse para completar un proceso, una fase o un proyecto.

B) Herramientas y Técnicas

ü  Herramientas de Presentación de Información: Se pueden usar paquetes de software que incluyen informes tabulares, análisis de hojas de cálculo, presentaciones o capacidades gráficas para crear imágenes con calidad de presentación de los datos de rendimiento del proyecto.

ü  Recogida y Compilación de la Información sobre el Rendimiento: La información puede recopilarse y compilarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas.

ü  Reuniones de Revisión del Estado de la Situación: son eventos programados regularmente para intercambiar información sobre el proyecto.

ü  Sistemas de Informe de Tiempo: registran y proporcionan el tiempo invertido en el proyecto.

ü   Sistemas de Informe de Costes: registran y proporcionan el coste invertido en el proyecto.

B)      Salidas

ü  Informes de Rendimiento: organizan y resumen la información recogida,  proporcionar la información sobre el estado de la situación y el progreso, y el nivel de detalle requeridos por los diversos interesados

ü  Proyecciones(solo actualizaciones)

ü  Cambios Solicitados: (actualizaciones)

ü  Acciones Correctivas Recomendadas (Actualizaciones)

 GESTIONAR A LOS INTERESADOS

A)     Entradas

ü  Plan de Gestión de las Comunicaciones

ü  Activos de los Procesos de la Organización: A medida que surjan polémicas del proyecto, el director del proyecto deberá abordarlas y resolverlas con los correspondientes interesados en el proyecto

B)       Herramientas y Técnicas

ü  Métodos de Comunicación: Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar y resolver polémicas con los interesados.

ü  Registros de Polémicas: registro de elementos de acción es una herramienta que puede usarse para documentar y supervisar la resolución de polémicas.

C)      Salidas

ü  Polémicas resueltas: A medida que se identifiquen y resuelvan los requisitos de los interesados, el registro de polémicas documentará las inquietudes que hayan sido abordadas y cerradas.

ü   Solicitudes de Cambio Aprobadas: incluyen cambios en el estado de las polémicas de los interesados en el plan de gestión de personal, que son necesarios para reflejar los cambios en la forma en que tendrán lugar las comunicaciones con los interesados.

ü  Acciones Correctivas Aprobadas: incluyen los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto.

ü  Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)

ü   Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones)