GUÍA PARA EL EXAMEN DE LA UNIDAD
IV (ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE TI.
4. Administración del costo y
calidad del proyecto de ti
La Gestión de los Costos del
Proyecto incluye los procesos de:
Estimar los costos. Proceso que consiste en
desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para
completar las actividades del proyecto.
Determinar el presupuesto. Es el proceso que consiste
en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para
completar las actividades del proyecto.
Controlar los costos. Proceso que consiste en
monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y
gestionar cambios a la línea base de costo.
El plan de gestión de costos
puede establecer lo siguiente:
Nivel de exactitud. Las estimaciones del costo de
las actividades se ajustarán a un redondeo de datos según una precisión
establecida, dependiendo del alcance de las actividades y de la magnitud del
proyecto, y pueden incluir una cantidad para contingencias. Por ejemplo: $100,
$1.000, etc.
Unidades de medida. Todas las unidades que se
utilizan en las mediciones se definen para cada uno de los recursos. Por
ejemplo: las horas o días de trabajo del personal, la semana laboral o la suma
global.
Umbrales de control. Para monitorear el desempeño
de los costos, pueden definirse umbrales de variación que establecen una
cantidad acordada de variación permitida antes de que sea necesario realizar
una acción. Los umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de desviación
con respecto a la línea base del plan.
Reglas para la medición del
desempeño. Se
establecen reglas para la medición del desempeño gracias a la gestión del valor
ganado.
Formatos de los informes. Se definen los formatos y la
frecuencia de presentación de los diferentes informes de costos.
Descripciones de los procesos. Se documentan las
descripciones de cada uno de los tres procesos de Gestión de los Costos del
Proyecto. Toda esta información se incluye en el plan de gestión de costos, que
es un componente del plan para la dirección del proyecto, ya sea como texto
dentro del cuerpo del plan o como anexos. Dependiendo de las necesidades del
proyecto, el plan de gestión de costos puede ser formal o informal, muy
detallado o formulado de manera general.
La Gestión de los Costos del
Proyecto:
ü Debe tener en cuenta los
requisitos de los interesados para la obtención de los costos.
ü Los diversos interesados
medirán los costos del proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes.
ü Trata principalmente acerca
del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del
proyecto.
ü Debe tener en cuenta el
efecto de las decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de
utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del proyecto. Por
ejemplo, limitar el número de revisiones de un diseño puede reducir el costo
del proyecto, pero puede resultar en un incremento de los costos operativos del
cliente.
ESTIMAR LOS COSTOS
Es el proceso que consiste en
desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para
completar las actividades del proyecto. La estimación de costos es una
predicción basada en la información disponible en un momento dado.
ESTIMAR LOS COSTOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Existen algunas herramientas
o técnicas para estimar costos:
Juicios de Expertos. Numerosas variables, como:
las tarifas de trabajo, los costos de los materiales, la inflación, los
factores de riesgo, entre otras, influyen en la estimación de costos.
Estimación Análoga. La estimación de costos por
analogía utiliza los valores de parámetros como el alcance, el costo, el
presupuesto y la duración, o medidas de escala tales como el tamaño, el peso y
la complejidad de un proyecto anterior similar, como base para estimar el mismo
parámetro o medida para un proyecto
Actual.
Estimación Paramétrica. La estimación paramétrica
utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras, para
calcular una estimación de parámetros de una actividad tales como costo,
presupuesto y duración. Con esta técnica pueden lograrse niveles superiores de
exactitud, dependiendo de la sofisticación y de los datos que utilice el modelo
Estimación Ascendente. La estimación ascendente es
un método para estimar los componentes del trabajo. El costo de cada paquete de
trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalle. El costo
detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de
información y seguimiento
Estimación por Tres Valores. La exactitud de las
estimaciones de costos de una actividad única puede mejorarse tomando en
consideración la incertidumbre y el riesgo. Este concepto se originó con la
Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT). El PERT utiliza tres
estimados para definir un rango aproximado de costo de una actividad:
1.
Más probable (cM). El costo de la actividad se basa en una evaluación
realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y cualquier gasto
previsto.
2.
Optimista (cO). El costo de la actividad se basa en el análisis del
mejor escenario posible para esa actividad.
3.
Pesimista (cP). El costo de la actividad se basa en el análisis del peor
escenario posible para esa actividad.
Análisis de Reserva. Las estimaciones de costos
pueden incluir reservas para contingencias (llamadas a veces asignaciones para
contingencias) para tener en cuenta la incertidumbre del costo. La reserva para
contingencias puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o
puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos
Costo de la Calidad. Los supuestos relativos a los
costos de la calidad pueden utilizarse para preparar la estimación de costos de
las actividades.
Software de estimación de costos
para la dirección de proyectos. Las aplicaciones de software de estimación de costos, las
hojas de cálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y
estadísticas son cada vez más utilizadas para asistir en el proceso de
estimación de costos. Estas herramientas pueden simplificar el uso de algunas
de las técnicas de estimación de costos y, de esta manera, facilitar la
consideración rápida de las alternativas para la estimación de costos.
ESTIMAR LOS COSTOS:
Las estimaciones de costos de
las actividades son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se
requieren para completar el trabajo del proyecto. Pueden presentarse de manera
resumida o detallada. Los costos se estiman para todos los recursos que se
aplican a la estimación de costos de las actividades.
.
DETERMINAR EL PRESUPUESTO:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Suma de Costos. Las estimaciones de costos se
suman por paquetes de trabajo.
Las estimaciones de costos de
los paquetes de trabajo luego se suman para todo el proyecto.
Análisis de Reserva. El análisis de reserva del
presupuesto puede establecer tanto las reservas para contingencias. Las
reservas para contingencias son asignaciones para cambios no planificados, pero
potencialmente necesarios. Las reservas de gestión son presupuestos reservados
para cambios no planificados al alcance y al costo del proyecto. Las reservas
no se incluyen como parte de los cálculos de la medición del valor ganado.
Juicio de Expertos. Un juicio que se brinda sobre
la base de la experiencia en un área de aplicación, un área de conocimiento,
una disciplina, una industria, etc., según resulte apropiado para la actividad
que se está desarrollando, y que debe utilizarse para determinar el
presupuesto. Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o
persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación
especializada. El juicio de expertos puede provenir de diversas fuentes, entre
otras unidades dentro de la organización ejecutante:
ü Consultores
ü Interesados, incluyendo
clientes
ü Asociaciones profesionales y
técnicas
ü Grupos industriales
• Relaciones Históricas. Cualquier relación histórica
que dé como resultado estimaciones paramétricas o análogas implica el uso de
características (parámetros) del proyecto para desarrollar modelos matemáticos
que permitan predecir los costos totales del proyecto.
Conciliación del Límite del
Financiamiento. El
gasto de fondos debe conciliarse con los límites de financiamiento establecidos
sobre el desembolso de fondos para el proyecto. Una variación entre los límites
de financiamiento y los gastos planificados requerirá en algunos casos la
reprogramación del trabajo para regular
dichos gastos. Esto puede
realizarse aplicando restricciones de fecha impuestas
para el trabajo en el
cronograma del proyecto.
CONTROLAR LOS COSTOS:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
• Gestión del Valor Ganado. La gestión del valor ganado
en sus diferentes formas es un método que se utiliza comúnmente para la medición
del desempeño. Integra las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma
para ayudar al equipo de dirección del proyecto a evaluar y medir el desempeño
y el avance del proyecto
• Proyecciones. La proyección de implica hacer estimaciones o predicciones
de condiciones y eventos futuros para el proyecto, basadas en la información y
el conocimiento disponibles en el momento de realizar la proyección.
• Revisiones del Desempeño. Las revisiones del desempeño
comparan el desempeño del costo a lo largo del tiempo, las actividades del
cronograma o los paquetes de trabajo que exceden el presupuesto o que están por
debajo de éste, y los fondos estimados para completar el trabajo en ejecución.
